Cómo citar un email o una entrevista en APA 7

Q: ¿Los emails van en la lista de referencias APA?

No. Un correo electrónico privado es una comunicación personal no recuperable : solo la persona que lo recibió puede acceder a él, así que no puede verificarse. APA 7 indica que este tipo de fuentes no se incluyen en la lista de referencias y se mencionan únicamente en el texto.

Los correos y mensajes privados o una conversación con una persona pueden ser comunicaciones personales. Las entrevistas con participantes de tu propia investigación se presentan como datos del estudio, y los materiales docentes dependen del acceso de quien leerá el trabajo. Y la regla, clara pero contraintuitiva, es que no van en la lista de referencias: se mencionan solo en el texto, porque el lector no puede acceder a ellas para verificarlas. Esta guía cubre cuándo aplica esa regla y las excepciones en que una comunicación sí es recuperable y lleva referencia.

La regla de APA 7 sobre comunicaciones personales

APA 7 considera comunicación personal cualquier fuente que no es recuperable por el lector: correos electrónicos, mensajes de texto, WhatsApp, conversaciones en persona, llamadas telefónicas y entrevistas no publicadas.

La razón es funcional: si el lector no puede acceder a la fuente para verificarla, no tiene sentido incluirla en las referencias. Por eso:

No van en la lista de referencias al final del trabajo.
Sí se mencionan en el texto con la fórmula que describimos abajo.

Cómo mencionarlo en el texto

N. Apellido (comunicación personal, DD de mes de AAAA)

O en versión entre paréntesis al final de la frase:

(N. Apellido, comunicación personal, DD de mes de AAAA)

Ejemplos en el texto

Los ejemplos de formato son ilustrativos: sus nombres, fechas y textos no acreditan la existencia de una publicación. Sustituye los datos y cualquier campo entre corchetes por los de tu fuente. Las referencias con DOI comprobado permiten consultar el registro original.

Ejemplo de formato: Cita narrativa en el texto

A. García (comunicación personal, 14 de febrero de 2025) confirmó que el proyecto se iniciará en el tercer trimestre del año.

Ejemplo de formato: Cita entre paréntesis en el texto

El inicio del proyecto está previsto para el tercer trimestre de 2025 (A. García, comunicación personal, 14 de febrero de 2025).

Con cargo o rol del remitente (recomendable en investigaciones)

Si el cargo o institución del remitente aporta credibilidad al dato, puedes incluirlo en el texto narrativo aunque no en la fórmula APA estricta:

Según A. García, directora del Departamento de Recursos Humanos de la empresa X (comunicación personal, 14 de febrero de 2025), el proyecto…

Emails públicos o archivados: cómo citarlos en referencias

Si el correo electrónico está disponible públicamente con una URL permanente (lista de distribución archivada, newsletter institucional, etc.), se trata como una fuente recuperable y sí lleva entrada en referencias:

Apellido, N. (AAAA, DD de mes). Asunto del correo. Nombre de la lista o institución. URL

Ejemplo de formato: Referencia (email público archivado)

Martínez, L. (2024, 3 de octubre). Actualización del protocolo de revisión para TFG 2024-2025. Lista de coordinadores académicos UAB. [URL de la fuente]

Qué no debes hacer

No inventes una entrada de referencias para un email privado aunque te parezca importante. Va contra las normas APA.
No uses solo la dirección de email como referencia (jperez@empresa.com no identifica ni verifica nada para el lector).
No omitas la fecha en la mención en el texto: es el único dato que ancla la comunicación en el tiempo.

WhatsApp, Telegram, Teams y otros chats privados

La regla es la misma que para el email privado: son comunicaciones personales no recuperables. No van en la lista de referencias. Se mencionan solo en el texto:

Ejemplo de formato: Cita en el texto — chat privado

M. Torres (comunicación personal vía WhatsApp, 3 de marzo de 2025) confirmó que el período de matrícula se extendería hasta finales del mes.

Si el mensaje forma parte de un grupo de difusión institucional con URL archivada (por ejemplo, una lista de Telegram pública), sí puede citarse como fuente recuperable, igual que un email en una lista de distribución pública.

Entrevistas realizadas por el autor

Distingue una consulta privada a una persona de las entrevistas que constituyen los datos de tu propia investigación. Las palabras de los participantes no llevan cita de comunicación personal ni referencia individual: descríbelas en metodología y resultados, con el identificador o seudónimo aprobado.

Si es una consulta privada fuera de los datos del estudio: comunicación personal en el texto, sin entrada en referencias.
Si la entrevista está grabada y forma parte de un repositorio institucional (Zenodo, repositorio universitario): sí puede citarse como conjunto de datos o medio audiovisual.

Ejemplo de formato: Cita en el texto — entrevista propia no publicada

P. Sánchez, directora del Departamento de Orientación de la Universidad de Granada (comunicación personal, 18 de noviembre de 2025), señaló que el 60 % de los alumnos de primer año desconoce las normas APA al matricularse.

Si incluyes muchas entrevistas no publicadas, considera añadir al principio del trabajo una nota metodológica que lo aclare: «Los fragmentos de las entrevistas se identifican mediante códigos de participante. Se han aplicado las medidas de confidencialidad previstas en el consentimiento informado». Adapta el modelo al procedimiento real.

Apuntes, diapositivas o explicaciones de un profesor

Una explicación oral de clase no recuperable es comunicación personal. Los apuntes o diapositivas de un aula virtual pueden tener referencia si el destinatario, por ejemplo el docente, puede acceder a ellos.

Ejemplo de formato: Cita en el texto — explicación en clase

(M. Ramírez, comunicación personal, 4 de marzo de 2025)

En un foro de aula virtual, decide según el acceso del destinatario: si puede entrar, referencia el material; si no, aplica comunicación personal. En cambio, si esos apuntes o diapositivas están publicados (en el campus abierto, en un repositorio o en un PDF accesible), ya no son comunicación personal: cítalos como PDF o material docente.

Entrevista publicada (radio, pódcast, prensa)

Cuidado con una confusión frecuente: una entrevista publicada no es comunicación personal. Se cita según su medio: como pódcast, vídeo de YouTube o nota de prensa (página web). La comunicación personal se reserva para consultas no recuperables; las entrevistas de tus participantes se presentan como datos de investigación.

Resumen rápido

Tipo de comunicación	¿Va en referencias?	¿Cómo se cita?
Email privado entre personas	No	Solo en el texto: «N. Apellido (comunicación personal, fecha)»
Email de institución archivado públicamente	Sí	Referencia completa con URL
WhatsApp / Telegram / Teams (privado)	No	Igual que email privado
Entrevista a un participante del propio estudio	No	Datos de investigación; identifica al participante según el protocolo y explica el método
Explicación oral no recuperable de un profesor	No	Solo en el texto: «(N. Apellido, comunicación personal, fecha)»
Material de aula virtual accesible al destinatario	Sí	Referencia con autor, fecha, título, tipo de material, campus y URL de acceso
Entrevista, pódcast o vídeo publicados	Sí	Según su medio (pódcast, vídeo, página web)
Conversación telefónica o en persona	No	Solo en el texto

Antes de citar a una persona: el permiso

Esta es la parte que las guías de citación suelen dejar fuera y que sí te van a preguntar en la defensa. Una comunicación personal no se cita solo con formato: también hay que poder citarla.

Pide permiso explícito a quien te escribió o te habló antes de reproducir lo que dijo, aunque solo lo menciones en el texto. Un correo de respuesta diciendo «sí, puedes citarme» es suficiente y conviene guardarlo.
Nombre completo o anonimato. Si la persona prefiere no aparecer, se sustituye por una descripción —«una docente del centro (comunicación personal, 4 de marzo de 2026)»— y se explica el criterio en metodología.
Datos personales. Si tu trabajo recoge entrevistas, tu universidad probablemente exija consentimiento informado por escrito y una nota sobre el tratamiento de los datos. Pregunta en tu facultad antes de empezar a entrevistar, no después.

El manual APA también aborda principios éticos. Aplica además el protocolo de investigación y las instrucciones del centro; una autorización informal no sustituye los requisitos de consentimiento del estudio.

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Fuentes de esta guía

Dudas frecuentes

Preguntas frecuentes

01 ¿Los emails van en la lista de referencias APA?

No. Un correo electrónico privado es una comunicación personal no recuperable: solo la persona que lo recibió puede acceder a él, así que no puede verificarse. APA 7 indica que este tipo de fuentes no se incluyen en la lista de referencias y se mencionan únicamente en el texto.

02 ¿Y si el email es público o está en un archivo institucional?

Si el email está disponible públicamente (por ejemplo, publicado en la web de una institución, un boletín archivado o una lista de distribución pública con URL permanente), entonces sí puede citarse como fuente recuperable y llevar entrada en la lista de referencias, con la URL correspondiente.

03 ¿Necesito permiso del remitente para citar su email?

Éticamente, sí. Si vas a citar el contenido de un correo privado en un trabajo que se va a leer o publicar, lo correcto es informar al remitente y pedir su consentimiento, sobre todo si la información es sensible o identificativa.